En relación con el uso de las nuevas tecnologías de la información por los Notarios y por el Notariado me parece que es cuestión especialmente relevante la que atiende a la formación de bases de datos y al tratamiento y cesión que de esos datos se pueda realizar.

No trataré en esta breve comunicación, de lo relativo a la comercialización de la Basede Datos de Titularidad Real, que merece un tratamiento aparte, sino de otra aplicación recientemente establecida por ANCERT, parece que con el plácet del Consejo General del Notariado. Me estoy refiriendo a la aplicación “Informe de Actividad del Fallecido” . en una comunicación posterior me referiré a la aplicación “depósito notarial de copias”.

Por lo que se refiere al Informe de Actividad del Fallecido, como se sabe, permite obtener información de los documentos otorgados por una persona fallecida mientras estuvo viva. Da noticia de la existencia de los contratos y negocios jurídicos, indicando la naturaleza o calificación del acto, fecha de otorgamiento y Notario autorizante.Tal aplicación puede parecer útil, y quizá lo sea. Pero plantea varias interrogantes, que revelan que, según mi parecer, ha ido establecida sin la maduración y la reflexión suficientes.

En cuanto a los problemas de índole práctica, entiendo que se dan los siguientes:

1. No está establecido con claridad su régimen o reglamento de utilización. El manual anejo a la aplicación, disponible en SIGNO, no establece regla alguna. Solo de oídas, pero desconociendo la fuente, se que debería autorizarse un acta en la que se constatase así el hecho del fallecimiento de la persona a la que la consulta se refiere, y el interés legítimo del solicitante. Pero no consta la existencia de normas dictadas por el Consejo general del Notariado al respecto, o no han sido oficialmente formuladas o debidamente comunicadas a los Notarios.
2. La aplicación toma sus datos del Índice Único Informatizado. Como se sabe el acceso al Índice está tremendamente restringido.De acuerdo con el artículo 17.3 de la Ley del Notariado "corresponderá al Consejo General del Notariado proporcionar información estadística en el ámbito de su competencia, así como suministrar cuanta información del índice sea precisa a las Administraciones públicas que, conforme a la Ley, puedan acceder a su contenido"; y de acuerdo con el artículo 286 del Reglamento Notarial, "se habilita al Consejo General del Notariado a que trate el índice único informatizado a los efectos de la remisión de la información de que se trate a las autoridades judiciales y Administraciones públicas que conforme a la Ley tengan derecho a ello. En todo caso, el Consejo General del Notariado podrá acceder a esa información a efectos estadísticos". Es decir, solo las Administraciones Públicas a las que la ley se lo autorice, y el Consejo General del Notariado, a efectos estadísticos, pueden acceder al Índice Único o a su contenido. Nunca los Notarios.
3. El hecho de que tome sus datos del índice es en sí mismo un motivo para la desconfianza. Sabemos que el Índice, no obstante sus bondades prácticas, no es perfecto (véase caso 14-Z), y conocidas son las dificultades que tuvo su implantación. La fiabilidad del Índice no es absoluta. Una herramienta de esta índole, si no está perfectamente depurada, puede ser fuente de responsabilidad para los Notarios.
4. Plantea también dudas el automatismo en la inserción de los datos en la aplicación. Si se parte de la base de que el otorgante puede prohibir la expedición de copia de un instrumento, en su caso solicitada por determinadas personas, debería también poder prohibir la inserción del instrumento en la base de datos del IAF. Y puede suceder que los herederos no tengan ningún interés en la obtención de copia si se trata de negocios que en nada les afectan. En primer lugar, acto sin contenido patrimonial, como actas de manifestaciones, referidas a aspectos de la vida íntima de un sujeto. O, entre los actos con sustancia patrimonial, imaginemos que el sujeto A interviene en una operación de crédito avalando a cierta persona, y desea bajo cualquier circunstancia que nunca sus herederos lleguen a saberlo. Es consciente de que si muere estando viva la operación, sus herederos la conocerán, pero una vez fenecida ( pagada la deuda) ese aval desaparece de los registros ( por ejemplo, no aparecerá n el CIRBE, pues no será un riesgo en vigor). Si incluimos esto en esta base de datos, quizá estaríamos violentando la voluntad de quien quiso mantener oculto algo. Creo que deberíamos reflexionar acerca del alcance del secreto de protocolo y sus relaciones con el derecho a la intimidad y el especial cuidado que debemos tener con el manejo de los datos que recibimos.

5. En cualquier caso, al establecer esta suerte de “nube” o “repositorio” de datos, parece que estamos creando una base de datos ajena y externa al índice, y en este sentido hay que tener en cuenta la Orden JUS/484/2003, de 19 de febrero, por la que se regulan los ficheros automatizados de datos de carácter personal del Cuerpo de Notarios.

   Esta norma, en vigor, crea una serie de ficheros, entre los que no se halla el del listado de instrumentos autorizados por una persona.

   En particular, el anexo 4 crea los Ficheros de las Notarias, y dice, en lo que aquí interesa

   1. Fichero: Protocolo y documentación notarial

   a) Finalidad del fichero y usos previstos: Permitir la realización efectiva de las funciones públicas propias de la actividad notarial. Ejecución periódica de procesos informáticos para la emisión del protocolo, el libro registro y el resto de la documentación notarial.

   b) Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que se encuentren obligadas a suministrarlos:Personas que realicen actos o negocios jurídicos que deban ser incorporados al Libro Registro o al Protocolo Notarial.

   f) Cesiones de datos previstas:

   A los órganos del Ministerio de Hacienda, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.

   A los órganos del Ministerio de Economía, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.

   A la Administración de las Comunidades Autónomas, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.

   A la Administración de las Entidades Locales, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.

   Al Consejo General del Notariado y a los Colegios Notariales, para el desarrollo de las funciones que le son propias.

   A los órganos rectores del Mercado de Valores, para el desarrollo de las funciones que le son propias.

   A los órganos del Ministerio de Justicia, para el cumplimiento de los fines que le encomienda el ordenamiento jurídico.

   g) Responsable del fichero automatizado: La Dirección General de los Registros y del Notariado, dependiente del Ministerio de Justicia, sin perjuicio de la responsabilidad directa que, en la gestión y custodia del fichero, pudiera corresponder a cada Notario.

   La cuestión es que los datos que recabamos, son cedidos al Consejo para el ejercicio de sus funciones propias, y no está del todo claro, y es algo que debería examinarse en el Simposio, SIEL Consejo tiene la cobertura legal suficiente para formar, mantener y comercializar, a través de una sociedad mercantil ( con ánimo de lucro, pues) estos datos.

6. En último lugar, y relacionado con lo anterior, hay que tener en cuenta que dado que la base de datos de la que se obtiene la información es, como decimos, el Índice Único, y que según consta en el Registro de Ficheros Informáticos de la Agencia Española de Protección de Datos, la finalidad del Índice Único es únicamente “la remisión de la información de que se trate a las Autoridades Judiciales y AAPP que conforme a la ley tengan derecho a ello”, la autorización de este fichero no ampara el uso que mediante la nueva aplicación se pretende darle. Tampoco el consentimiento que nos prestan los otorgantes de las escrituras, en cuanto titulares de los datos que plasmamos en las mismas, ampara la comunicación de tales datos mediante la nueva aplicación (artículos 5.1 a), 6.1 y 11.1 y .3 de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos).

Esta comunicación habrá de completarse con otra posterior relativa al depósito notarial de copias