Hasta el Real Decreto 3285/1976, de 23 de diciembre, sobre regulación de los Libros del Registro de la Propiedad, los asientos en los libros del Registro debían hacerse de forma manuscrita.

Este RD implantó la novedad de que los asientos en los libros del Registro también podían hacerse a máquina o por cualquier medio mecánico de reproducción.

Dadas las reticencias que este avance suponía en la mentalidad de la época, se tuvo que dictar una Resolución de 10 de Junio de 1977 (Boletin Oficial del Estado (BOE) Nº 147 del Martes 21 de Junio de 1977) donde con gran cautela se decía en el apartado sexto :

“EN EL PLAZO MAXIMO DE SEIS MESES, CONTADOS A PARTIR DE ESTA FECHA, SE ELEVARA A ESTA DIRECCION GENERAL, POR EL ILUSTRE COLEGIO NACIONAL DE REGISTRADORES DE LA PROPIEDAD, UN INFORME RAZONADO SOBRE EL RESULTADO DE LA APLICACION DEL NUEVO SISTEMA EN LOS REGISTROS DE LA PROPIEDAD SEÑALADOS EN EL APARTADO 2. DE ESTA RESOLUCION, A FIN DE SU POSIBLE IMPLANTACION CON CARACTER GENERAL A TODOS LOS REGISTROS DE ESPAÑA, CON LAS MODIFICACIONES QUE ACONSEJEN LA EXPERIENCIA PRACTICA LLEVADA A CABO EN DICHAS OFICINAS.”

A día de hoy nadie se plantearía ni estas reticencias, ni tan siquiera tener que seguir haciendo los asientos de forma manuscrita.

La sociedad digital está ahí ya. Todo lo que puede convertirse en digital deja de estar en papel: operativa bancaria, operativa con Agencia Tributaria y en general con la Administración, pasajes de avión, entradas a espectáculos, incluso todas las transacciones monetarias ya no son en papel ni con respaldo en oro, sino un número en pantalla. El que no esté en la sociedad digital dejará de existir de forma inmediata.

Los notarios, por lo menos, desde que se inventó el papel, usamos papel para nuestros documentos. Antes se utilizaban tablillas de cera, o imagino que inscripciones en piedra, madera, etc… Seguro que cuando se pasó al papel, y dada su fragilidad, también hubo sus suspicacias sobre el uso del nuevo soporte documental: fácilmente destruibles, proclives a su fácil desplazamiento, con el riesgo de pérdida o robo, donde la tinta puede ser fácilmente alterada, etc…

Todo esto lo digo, porque no veo, por qué tiene que haber suspicacias en pasar de una vez por todas a la escritura digital. Tanto la matriz, como las copias.

La informática es una fabulosa herramienta. Más difícil de manipular, robar, alterar, destruir, etc… que un simple papel por muy timbrado que esté.

Hoy la Administración española está plenamente en el mundo digital: prácticamente cualquier documento –digitalizado o directamente digital- se puede presentar digitalmente, y cualquier trámite se puede hacer digitalmente. No digamos la Agencia Tributaria donde no es que permita, sino que impone el uso digital cada año a más sujetos, prohibiéndoles el manuscrito o el soporte papel en general.

Propongo algunas ideas:

-Escritura electrónica o digital obligatoria.

1. El documento debería prepararse no en un procesador de textos, sino en una herramienta informática que cumplimente los mismos datos que se envían al Índice Único.

   Esto evita errores, y contiene además todos los datos necesarios para cualquier contrato imaginable –como ocurre con el propio Índice Único-. Por supuesto con posibilidad de añadir en el mismo esquema las cláusulas habituales o incluso cláusulas atípicas que fueran menester.

2. Una vez terminado, ese documento electrónico se sube a la firma.

   Los que quieran podrán utilizar la firma electrónica para firmarlo –por supuesto a distancia-. Los que no quieran podrán firmar en la propia oficina del Notario utilizando el DNI electrónico, o simplemente un lápiz digital –semejante al bolígrafo de toda la vida, pero que escribe en pantalla y no en papel que no deja de ser un conglomerado de celulosa que no aporta nada valor añadido específico-.

   En ambos casos la firma la controla el Notario que haya confeccionado el documento, a través de su plataforma informática en la nube –claro-, que en el fondo sería provista por ANCERT, es decir bajo el control del CGN.

   Ni que decir tiene, que los honorarios son para el Notario que ha autorizado el documento. Honorarios que deberían abonarse automáticamente, pues un requisito para ello sería una autorización del que vaya o tenga que pagarlos para poder cargarle el importe directamente al banco –eso también lo haría la máquina previamente a subirlo a la firma-. Está todo inventado: la AEAT no genera la presentación de cualquier declaración, hasta que se ha obtenido un NCR, es decir, hasta que se ha pagado el impuesto que se va a presentar.

3. Una vez firmado por todos los comparecientes, se generaría el documento digitalmente, que quedaría a disposición de cada uno de los firmantes y sus representados, en su caso. Algo similar al documento que se genera por la Agencia Tributaria una vez firmada cualquier declaración telemática.

4. A partir de ahí, la posibilidad de solicitar copias debería ser tan fácil como introducir el código de verificación –o escanear el código de barras o de puntos- del documento desde cualquier dispositivo accediendo a la plataforma del CGN, visualizarlo en pantalla y guardarlo electrónicamente en cualquier dispositivo o imprimirlo en papel-celulosa.

5. Evidentemente la petición y la expedición de copias quedaría perfectamente registrada por medios informáticos: siempre se sabría quién pide la copia –a través de su firma electrónica-, y a qué hora. De forma que automáticamente el sistema otorgaría “interés legítimo automático” a cualquiera de los comparecientes y otorgantes. Y las peticiones hechas por otras personas deberían ser validadas por el Notario, que cada mañana tendría en su pantalla un listado de esas solicitudes no automatizadas.

6. Las copias se podrían pedir con la firma electrónica de cada otorgante o compareciente, o tercero con interés legítimo a validar. Para los que no tengan o no quieran usar la firma electrónica, podrían acudir a cualquier notaría, donde, previa verificación de su identidad, el Notario que les atienda haría la solicitud para que el notario titular del protocolo pudiera expedirla. Incluso dando un paso más, yo propondría que las matrices autorizadas por cualquier notario pasaran a un Protocolo Único Nacional, de forma que cualquier Notario pudiera solicitar esas copias para esas personas que acuden a su notaría. El sistema informático dejaría siempre constancia de quién consulta y quién solicita copia. Y si es un Notario, también, bajo su responsabilidad.

Para llegar a esto hay que superar varios obstáculos mentales:

• PROTOCOLO ÚNICO NACIONAL. Lo de que cada Notario tenga un protocolo particular debe pasar a la historia. Eso ha sido así hasta ahora porque no había otra opción. Hoy un protocolo electrónico único bajo el control del CGN sería lo menos.

• INTERÉS LEGÍTIMO. Esto no cambia, pero la máquina identificaría automáticamente –por el uso de la firma electrónica- si el que pide una copia es alguno de los comparecientes u otorgantes, y les permitiría acceder directamente a la copia. Esto no es nada nuevo, así lo hace la Agencia Tributaria.

  Para el resto, siempre quedaría la labor de un Notario para apreciarlo. Digo de un Notario cualquiera al que el cliente acudiera, no del Notario autorizante necesariamente.

• DESAPARICIÓN DE TAREAS IMPRODUCTIVAS: solicitud y compra de papel, encuadernación de matrices, compra o alquiler de espacio para los tomos que ahogan los despachos, despreocupación en cuanto a la custodia, ya que no cabría ni su destrucción ni su robo, desaparición de fotocopiadoras en las Notarías,…

  Por supuesto que el papel timbrado, tal y como lo conocemos, es decir, distribuido por Logista y con el sello etc…pasaría también a la historia. Bastaría un papel común, pues cada documento tendría su CSV (Código Seguro de Verificación), como ocurre con la AEAT, de forma que cualquiera podría validad su autenticidad.

  El impuesto del timbre, o se articula de otra forma, por ejemplo, cobrándolo al cliente cuando solicita la copia, o se suprime directamente, pues su recaudación es irrelevante.

  El cobro de honorarios: que seguro que nos preocupa a más de uno. Cuando se pida una copia, tanto directamente o a través de Notario, los honorarios serían directamente ingresados en la cuenta del Notario que autorizó y asesoró el negocio jurídico. Es decir, al solicitar la copia, el segundo paso es pasar por caja –tarjeta de crédito-. Una vez pagada, se podría descargar por el peticionario.

  Si la copia se pide a través de un Notario, ese Notario también cobraría por la petición. Pero estos honorarios no afectarían al Notario autorizante.

  Así que tranquilos, los ingresos tanto de las matrices, como de las copias se abonan por la máquina antes de autorizar la matriz, o de expedir la copia.

  Son tantas las ventajas de la escritura electrónica que es difícil enumerarlas todas.

-Actas de presencia telemáticas o por medios electrónicos.

Si hoy en día la grabación de imágenes está al alcance de cualquiera, y una imagen vale más que mil palabras, ¿por qué seguir haciendo las actas como hasta ahora? Pensemos que los juicios se graban.

Pienso que si para levantar un acta de presencia se le diera a un cliente una grabadora que dejara constancia de su posición vía GPS, así como de la hora –por supuesto no manipulables por el cliente-, ¿para qué hace falta que esté el Notario presente? Una vez grabado por el cliente lo que tenga que acreditar, devolvería la cámara al Notario, se volcaría en el sistema, y ahí tendría el cliente su acta visual a disposición de cualquier Juez que lo necesite. Todo evidentemente con medidas de seguridad para acceder a la grabación, semejantes a la escritura electrónica.

Hay que superar también obstáculos mentales: pensar que si el Notario no está allí a pie de pista, no sirve de nada, etc....

No me voy a extender más, pues sólo quiero lanzar esta idea de la escritura electrónica.

El mayor obstáculo mental, común a estas dos propuestas, así como a otras del estilo, que es donde está el error de los reticentes, es pensar que el Notario puede ser sustituido por máquinas.

Lo que nos daría realmente valor sería el ASESORAMIENTO. De esta forma la labor del Notario se vería potenciada de verdad: el ASESORAMIENTO. Todo lo que no sea asesoramiento jurídico de calidad no son más que herramientas que dan fe de cosas –que pueden estar bien o mal-, pero el ASESORAMIENTO es el arma principal del Notario y lo que nos da valor a nuestra función.

Así que, no tengamos miedo a lo digital, pues las máquinas pueden ser y de hecho lo son “fedatarios electrónicos”. Pero el asesoramiento notarial, es lo que realmente da valor al documento notarial. Y eso sólo lo puede hacer una persona.

Y dicho sea de paso, asesoramiento que no tiene por qué ser presencia física, también puede ser presencia telemática –videoconferencia, por ejemplo-. Así que, propongo que dejéis volar vuestra imaginación, rompáis las ataduras mentales, y hagamos del Notario un elemento de valor añadido de verdad en el mundo digital.

Mi enhorabuena a los organizadores de las jornadas donde se puedan decir ideas que contribuyan, repensándolas y matizándolas, a mejorar nuestro trabajo y nuestra función.